【天天問每周精選】第162期：2021年，在線文檔為什么這么出圈？

文章內容部分來源于@大魚燉海棠 @pandaaa的精彩回答。

2021年，在線文檔無疑是產品界的頂流，眾多爆火文檔接連出圈。

7月，河南出現百年一遇的特大暴雨災情。由民間發起的在線文檔“待救援人員信息”一時間傳遍朋友圈，不斷更新著一系列救災信息，還有眾多志愿者自發地核實信息、管理表格，牽動著無數網友的心。這份文檔也被稱為“救命文檔”，搭建了被困群眾和外界的聯絡橋梁。

河南暴雨救援文檔

10月，國民購物節雙十一預售打響，各大主播和平臺用Excel表格為粉絲打造了“爆款清單”，優惠信息、產品滿贈、搶購時間一目了然，上班族們白天在職場上用表格工作賺錢，晚上又在表格上把到手的工資安排給了各個產品。每一個爆款占據了一行單元格，每一次轉發都是最好的宣傳。

李佳琦雙十一攻略部分文檔

11月，“大廠er相親文檔”出現在各個群聊，點開詳情一看，各類花式個人信息讓人目不暇接，簡直匯集了全網的高質量單身男女。信息真假尚且不知，但各位互聯網人這里挑挑，那里找找，或許又順手將自己包裝一番也填了上去，為表格的豐富度貢獻了一份力量。

大廠er的相親文檔

協同辦公的風口下，在線文檔持續出圈。

作為一個辦公產品，它有哪些優勢？廣泛應用下，又隱藏著哪些問題？未來的改進方向何去何從呢？

在線文檔出圈緣由

1. 極大提高工作效率

有工作的地方就會有文件，有文件就會需要不斷修改和層層傳輸。傳統的文件辦公需要經過很多個環節。

舉個例子：某部門員工A提交策劃給領導B，從提出到確認需要經過以下流程。

A：做完初稿，發送給B，同時配字”初稿已完成，請您指點“。

B：接收文件，查看，批注，返回給員工A，同時配字”請按照批注修改。”

A：接受文件，修改，再次發送給領導B，同時配字“已修改好，請您查看。”

B：并不十分滿意，再次批注，返回給員工A，同時配字“繼續修改。”

……

如此反復，最初的word文檔修改了N+1版，整套流程下來，光是提交時說的客套話，就已經換了很多個句式。文件發了無數輪，進展只有一點點，任誰看了不說一聲“心好累”。

僅僅兩個人之間的傳輸已經很麻煩了，如果是需要多人協助，就會產生更多的問題。誰改了這一部分？為什么要改？改之前是什么樣的？我還需不需要繼續改？

這個場景下，如果使用在線文檔，就能夠節約很多的溝通成本，可以查看在線人員、在線批注討論、修改自動同步、追溯歷史版本。

在線文檔提高工作效率的核心是真正做到了協同辦公，解決了信息傳遞零碎且分享不易的問題。

2. 使用簡易即用即走

在線文檔使用簡便、即用即走，使用感受相比傳統辦公軟件輕松了很多，我們還是舉一些生活中具體場景的例子，便于大家理解。

熬夜肝策劃到凌晨，電腦突然死機，“蹭”的一下困意全無，趕忙回想自己剛剛有沒有保存？上一次保存是哪個步驟？重啟后發現文件消失了，直接破防大哭，正應了那句“成年人的崩潰往往只在一瞬間”。

周末出門在外，客戶突然發來新的需求，你想馬上修改方案，無奈手頭卻沒有電腦,，空有一顆熱愛工作的心，卻無從下手。

昨天辦公室突然斷電，設計師的哀嚎響徹大樓，而習慣使用在線文檔的我輕松的起身倒了杯水，然后打開手機，繼續剛剛的工作。

在線文檔即用即走、自動保存的特點解決了很多后顧之憂，用戶可以多場景、多設備實時同步辦公，云端同步儲存，再也不需要擔心電腦出現意外后前功盡棄，一定程度上減少了工作焦慮。

3. 疫情背景順水推舟

2019年疫情前，在線文檔還不算流行，人們普遍習慣使用傳統的辦公文檔。

年底，一場突如其來的疫情讓全員被迫在家辦公、學習以及協作，能在線上解決的事情絕不見面。因此，涌現了大量在線辦公軟件和平臺。

在線文檔作為在線辦公市場下的細分賽道，由于其使用頻率之高受到廣泛關注。在線文檔界的三大巨頭：金山文檔、騰訊文檔、石墨文檔的業務都迎來爆發式增長，系統壓力飛速增大。

2020年3月2日，金山文檔月活突破2.39億，其2月份在線編輯日活增長約6.5倍，表單日活增長約27倍，會議日活增長高達177倍。

同樣是這一天，騰訊文檔月活突破1. 6億，自2018年4月獨立上線以來超5億份文檔被創建和傳播。

石墨文檔創始人吳冰表示在疫情期間新增用戶量和企業注冊數的增長在6倍左右。

如今疫情經過了兩年的時間，在線文檔也在不斷地完善系統和功能，人們的使用習慣也逐漸穩定下來，企業已經將在線文檔作為日常的辦公平臺。

4. 平臺運營推波助瀾

廣泛傳播的背后一定有平臺的推波助瀾。

救援文檔之后，騰訊文檔公眾號也發表了相關長文，增加了傳播；在雙十一預售還沒開啟的時候，無數剁手黨通過閱讀各大平臺推送的excel表格，已經盤算好要買什么東西了。要說這背后沒有推手，還真不容易相信。

就拿上文提到雙十一來說，不僅僅是李佳琦和薇婭，各大平臺、品牌官方都相繼推出了“爆款清單”、“內部資料”、“最佳攻略”，無一例外都是基于在線文檔進行品牌優惠信息傳播。

在線文檔免安裝、易分的特點使它成為優惠信息絕妙的載體，雙十一這樣復雜繁瑣的優惠信息都能整理得明明白白。部分平臺甚至在不斷優化文檔的排版和元素，讓原本嚴肅的辦公文檔充滿了個性和活力。

廣泛應用弊端浮現

1. 隱私泄露風險增加

多人在線協作，提高效率的同時，也增加了隱私泄露的風險。

首先，為了方便填寫，許多文檔權限會設置為“所有人可查看和編輯”，如果文檔內包含許多隱私信息，一經不法分子利用，后果將非常嚴重。

其次，在線文檔易分享、傳播快，若有隱私信息不慎被大量轉發，幾乎是不可能阻斷的。

騰訊文檔權限設置

2. 移動端不如電腦端

許多用戶表示，在線文檔在PC端使用很方便，各種信息一目了然，增刪添改一步到位，但是在移動端就不是這么回事了。尤其是對于信息繁多、體量較大的文檔，在手機上打開顯示不全，且不容易定位到自己想要的信息。

因此，雖說在線文檔可以多設備使用，但在移動端僅適合應急使用，真正想用它辦公還是十分不便的。

PC端顯示齊全清晰

移動端顯示不全，如縮小則看不清

3. 功能完善程度不足

在線文檔的方便快捷是犧牲了部分功能得來的，沒有一些復雜的內容格式設置，例如頁眉頁腳頁碼等。

就像小程序之于APP，美圖秀秀之于PS，用戶的基本需求可以滿足，深度功能略顯薄弱，一旦需要專業化細致化處理，用戶還是會回到Office和WPS的懷抱。

作為一個年輕的互聯網產品，在線文檔有時也會出現各類Bug，例如崩潰、閃退等問題，產品技術還不夠成熟。

在線文檔的部分導出格式與Office兼容性差，用Office打開后容易出現格式混亂和其他錯誤提示，影響閱讀。

在線表格缺乏對部分Excel公式函數和圖表的支持，不能完全滿足企業需求。

尚不能針對不同業務場景，提供個性化服務。

未來發展如何突破

后疫情時代，辦公環境大洗牌，人們已經意識到在線辦公并不只是一時之需，而是解決協作痛點、提高效率、順應潮流的新型信息化辦公方式。

在線文檔作為常用的在線辦公工具，是團隊合作不可缺少的同心環，有著云端同步、即用即走、多人協作等優勢，但也存在著隱私泄露、功能局限等弊端。

未來，在線文檔應保持自身原有優勢，并不斷填補技術漏洞，針對不同場景推出個性化的增值服務，逐漸發展成為連接企業和市場的在線服務平臺，滿足企業日益繁多的辦公需求的同時，也是在不斷提升自身的商業價值，走向更長遠的道路。

參考資料：

羅超頻道：《在線文檔的抗“疫”故事》

海洋：《「在線文檔」實時崩潰?》

題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協議

本文來自微信公眾號“人人都是產品經理”（ID：woshipm），作者：王樹儀，36氪經授權發布。